Politique de confidentialité

1. Qui sommes-nous et comment nous joindre

DocuSense est responsable du traitement des renseignements de votre compte. Une personne responsable de la protection des renseignements personnels veille au respect de cette politique. Pour toute question ou demande, ou pour signaler un incident :

2. Renseignements que nous recueillons

• Compte : prénom, nom, adresse courriel, langue préférée. Votre mot de passe n'est jamais conservé en clair : seule une empreinte bcrypt l'est.
• Double authentification : le secret de l'application d'authentification (chiffré AES-256-GCM), la clé publique de vos clés d'accès (passkeys) et des codes de secours hachés. Aucune donnée biométrique ne nous parvient : l'empreinte ou le visage restent sur votre appareil.
• Facturation : votre forfait, votre période de facturation et l'identifiant client attribué par notre prestataire de paiement. Les données de carte sont saisies directement chez ce prestataire certifié PCI DSS et ne transitent jamais par nos serveurs.
• Documents : le fichier que vous envoyez, les données extraites (montants, noms, numéros figurant sur le document) et le nom du fichier d'origine, dont les longues suites de chiffres (numéros d'identification, de compte) sont masquées.
• Recherche intelligente (si vous l'activez) : des passages des données extraites, dont les identifiants sont masqués, et leurs représentations numériques (vecteurs) servant à la recherche.
• Journal de sécurité : adresse IP, navigateur, date et nature des actions sensibles (connexion, changement de mot de passe, export, suppression, fichier refusé). Il ne contient jamais le contenu de vos documents.
• Journal technique des requêtes : pour chaque appel à notre API, la date, l'adresse appelée (sans ses paramètres), le résultat, la durée, l'adresse IP, l'emplacement approximatif (pays, région, ville) et l'opérateur réseau déduits de l'adresse IP sur nos propres serveurs, le type d'appareil, le navigateur, le système et la langue indiqués par votre navigateur, ainsi que votre compte si vous êtes connecté. Il ne contient jamais le contenu des requêtes, vos documents, vos mots de passe ni vos jetons. Il sert uniquement à la sécurité, à la détection des abus et au diagnostic des pannes ; il n'est ni vendu, ni utilisé pour la publicité ou le profilage.

3. Pourquoi nous les utilisons et sur quelle base

• Fournir le service (extraire, afficher, exporter et transmettre vos données par API ou webhook) : exécution de notre contrat avec vous.
• Sécuriser votre compte et la plateforme (authentification, détection des abus, analyse antivirus, journalisation) : notre intérêt légitime à protéger le service et ses utilisateurs, et nos obligations légales.
• Facturer votre abonnement et appliquer les quotas : exécution du contrat et obligations comptables et fiscales.
• Vous envoyer les courriels nécessaires (vérification, réinitialisation, alertes de sécurité) : exécution du contrat.
• Vous envoyer des nouvelles du produit et indexer vos documents pour la recherche intelligente : votre consentement, que vous pouvez retirer à tout moment.

Nous ne vendons pas vos renseignements, nous ne les « partageons » pas à des fins de publicité ciblée et nous n'utilisons pas vos documents pour entraîner des modèles d'intelligence artificielle.

4. Traitement par l'intelligence artificielle

Pour extraire les données, le contenu de votre document est transmis à un fournisseur de modèles d'IA par l'intermédiaire de son API professionnelle. Le résultat est une proposition automatisée : elle peut contenir des erreurs, et les cas incertains sont placés dans une file de revue humaine. DocuSense ne prend aucune décision produisant des effets juridiques à votre égard sur la seule base d'un traitement automatisé.

L'assistant de l'application répond aux questions sur l'utilisation de DocuSense. Vos questions sont transmises au fournisseur d'IA après masquage des identifiants ; l'assistant n'a pas accès à vos documents, et les conversations ne sont pas conservées : seul le nombre de questions posées est enregistré pour appliquer les limites de votre forfait.

5. Communication à des fournisseurs

Nous ne communiquons vos renseignements qu'aux fournisseurs nécessaires au service (intelligence artificielle, paiement, envoi de courriels, hébergement), liés par contrat à des obligations de confidentialité et de sécurité, et autorisés à les utiliser uniquement pour nous fournir leurs services. Nous pouvons aussi les communiquer si la loi l'exige, ou dans le cadre d'une réorganisation de l'entreprise, sous les mêmes protections. La liste de nos fournisseurs est disponible sur demande.

Si vous connectez vous-même un logiciel comptable ou un outil d'automatisation, DocuSense lui envoie, selon vos instructions, les données des documents concernés. Ces outils sont alors régis par leurs propres conditions ; vous pouvez les déconnecter à tout moment.

6. Transferts internationaux

Nos fournisseurs peuvent traiter vos renseignements au Canada, aux États-Unis ou dans d'autres pays. Quand vos renseignements quittent votre pays ou votre région, nous les protégeons par des garanties reconnues : décisions d'adéquation, clauses contractuelles types de la Commission européenne ou leur équivalent britannique ou suisse, et évaluation préalable des facteurs relatifs à la vie privée lorsque la loi l'exige.

7. Durée de conservation

• Fichier envoyé : supprimé dès la fin du traitement. S'il attend dans la file de traitement, il est chiffré et supprimé au plus tard après 1 heure.
• Données extraites des documents fiscaux : au plus 7 ans. Autres documents : au plus 3 ans. Vous pouvez les supprimer avant, à tout moment.
• Journal de sécurité : 5 ans.
• Journal technique des requêtes : 90 jours, puis suppression automatique.
• Sessions de connexion : elles expirent après 30 jours au plus.
• Compte supprimé : effacement définitif 30 jours après votre demande. Les données de documents fiscaux encore dans leur période de conservation sont détachées de votre identité (anonymisées, nom de fichier effacé) jusqu'à la fin de cette période.

8. Sécurité

• Chiffrement des échanges (TLS) et chiffrement AES-256-GCM des secrets et des fichiers en attente.
• Mots de passe hachés avec bcrypt, double authentification obligatoire après une période de grâce, clés d'accès (passkeys) résistantes à l'hameçonnage.
• Contrôle des fichiers envoyés : type réel, macros, contenu actif des PDF et analyse antivirus.
• Accès limité au strict nécessaire, isolation des données de chaque client et journal des actions sensibles.

En cas d'incident de sécurité touchant vos renseignements, nous avisons les autorités compétentes et les personnes concernées dans les délais prévus par la loi applicable (par exemple 72 heures auprès de l'autorité de contrôle en Europe), et nous tenons un registre des incidents.

9. Vos droits

Selon votre lieu de résidence, vous pouvez notamment :

• accéder à vos renseignements et en obtenir une copie dans un format structuré et portable : Paramètres → Confidentialité → Exporter mes données ;
• faire corriger des renseignements inexacts : Paramètres → Profil, ou en nous écrivant ;
• faire supprimer vos documents, l'index de recherche ou votre compte : Paramètres → Confidentialité ;
• retirer un consentement (courriels de nouvelles, recherche intelligente) à tout moment, dans vos paramètres ;
• vous opposer à un traitement fondé sur notre intérêt légitime ou en demander la limitation.

Pour toute autre demande, écrivez-nous. Nous pouvons vérifier votre identité avant d'y répondre, et nous répondons dans un délai de 30 jours, ou dans le délai prévu par votre loi locale. Exercer vos droits est gratuit et ne vous expose à aucun traitement défavorable.

10. Témoins (cookies) et stockage local

DocuSense n'utilise que des témoins strictement nécessaires, sans publicité ni mesure d'audience :

• Témoin de session (httpOnly, sécurisé) : vous garde connecté de façon sûre.
• ds_locale : retient la langue choisie.
• Stockage du navigateur : préférences d'affichage (menu réduit, messages déjà fermés). Il reste sur votre appareil.

11. Documents contenant les renseignements d'autres personnes

Lorsque vous envoyez des documents concernant d'autres personnes (par exemple les fiches de paie de vos employés ou les relevés de vos clients), vous êtes responsable de ces renseignements et devez avoir une base légale pour nous les confier. DocuSense agit alors comme sous-traitant ou prestataire de services : nous les traitons uniquement selon vos instructions, pour vous fournir le service. Un accord de traitement des données (DPA) est disponible sur demande pour les entreprises.

12. Mineurs

Le service s'adresse aux entreprises et aux adultes. Il n'est pas destiné aux personnes de moins de 16 ans, ou de l'âge du consentement numérique dans leur pays s'il est plus élevé, et nous ne recueillons pas sciemment leurs renseignements.

13. Modifications

Si nous modifions cette politique de façon importante, nous vous en avisons par courriel ou dans l'application avant l'entrée en vigueur. La date de mise à jour figure en haut de cette page.

14. Informations propres à certaines régions

Union européenne, Royaume-Uni et Suisse

Le RGPD, le RGPD britannique et la loi suisse sur la protection des données s'appliquent. DocuSense est responsable du traitement des données de votre compte, et sous-traitant pour les documents que vous nous confiez. Les bases juridiques sont indiquées à la section 3. Vous disposez des droits d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité, et vous pouvez déposer une plainte auprès de l'autorité de protection des données de votre pays. Les transferts hors de ces régions sont encadrés comme décrit à la section 6.

Canada et Québec

La Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) et, au Québec, la Loi 25 s'appliquent. La personne responsable de la protection des renseignements personnels est indiquée à la section 1. Avant de communiquer des renseignements hors du Québec, nous évaluons les facteurs relatifs à la vie privée (article 17 de la Loi 25). Vous pouvez porter plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec (cai.gouv.qc.ca) ou du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (priv.gc.ca).

États-Unis

Les résidents de la Californie et des autres États dotés d'une loi sur la vie privée peuvent demander à connaître, corriger et supprimer leurs renseignements personnels, et faire appel d'un refus en nous écrivant. Catégories recueillies au cours des 12 derniers mois : identifiants (nom, courriel, adresse IP), renseignements commerciaux (forfait, facturation), renseignements contenus dans les documents que vous envoyez (qui peuvent inclure des renseignements financiers) et activité de sécurité. Nous ne vendons ni ne « partageons » de renseignements personnels, et nous n'utilisons les renseignements sensibles que pour fournir le service. Vous pouvez désigner un mandataire autorisé pour présenter une demande.

Autres pays

Nous appliquons cette politique à tous nos utilisateurs et respectons les lois sur la protection des données de votre pays lorsqu'elles s'appliquent. Si elles vous accordent d'autres droits, écrivez-nous pour les exercer.